Penyebab email masuk spam paling sering bukan isi pesannya, melainkan otentikasi domain yang belum lengkap. SPF, DKIM, dan DMARC harus benar ketiganya. Setelah itu baru reputasi IP pengirim dan pola pengiriman yang menentukan.
Yang membuat masalah ini menjengkelkan: tidak ada pemberitahuan. Email terkirim, laporan pengiriman bersih, dan Anda baru tahu ada masalah ketika pelanggan mengatakan tidak menerima apa pun.
Kabar baiknya, hampir semua penyebabnya bisa diperiksa dengan alat gratis dalam waktu setengah jam.
Cek header email: langkah pertama yang menjawab paling banyak
Sebelum mengubah apa pun, kirim satu email ke alamat Gmail yang Anda kendalikan. Cek header email itu — di Gmail lewat menu "Show original".
Yang dicari tiga baris: `SPF`, `DKIM`, dan `DMARC`. Ketiganya harus berbunyi `PASS`. Satu saja yang `FAIL` atau `NEUTRAL` sudah cukup membuat pesan dinilai mencurigakan.
Header juga menampilkan alamat IP pengirim dan jalur yang dilewati pesan. Kalau IP yang tampil bukan IP yang Anda harapkan, berarti ada perantara — biasanya relay penyedia hosting — dan konfigurasi otentikasinya harus mencakup itu.
Setting SPF DKIM DMARC yang benar-benar lengkap
Pekerjaan setting SPF DKIM DMARC sering berhenti di SPF karena itu yang paling mudah. Ketiganya punya peran berbeda dan tidak saling menggantikan.
SPF adalah daftar server yang berhak mengirim untuk domain Anda, ditulis sebagai satu catatan TXT. Kesalahan paling sering: ada dua catatan SPF di satu domain, yang membuat keduanya tidak valid. Kesalahan kedua: masih memakai `~all` atau bahkan `?all` padahal daftar pengirimnya sudah lengkap.
DKIM menandatangani setiap pesan secara kriptografis, sehingga penerima bisa memastikan isinya tidak berubah dan memang berasal dari domain Anda. Ini yang paling sering belum dipasang, padahal dampaknya paling besar.
DMARC memberi tahu penerima apa yang harus dilakukan bila SPF atau DKIM gagal, dan ke mana laporan dikirim. Mulai dengan `p=none` untuk mengumpulkan laporan tanpa memengaruhi pengiriman, baca laporannya beberapa minggu, baru naikkan ke `quarantine` lalu `reject`.
Email tidak bisa kirim ke Gmail meski konfigurasi benar
Kalau email tidak bisa kirim ke gmail padahal ketiga pemeriksaan lolos, tersangka berikutnya adalah reputasi dan persyaratan tambahan yang diberlakukan penyedia besar.
Google dan Yahoo memperketat aturan untuk pengirim massal: DMARC wajib, dan harus ada cara berhenti berlangganan dengan satu klik untuk email pemasaran. Untuk pengirim dengan volume besar, tanpa itu pesan bisa ditolak langsung.
Periksa juga apakah catatan PTR — DNS balik — untuk IP server Anda sudah diatur dan cocok dengan nama host yang dipakai saat berkenalan dengan server penerima. Banyak penerima menolak pengirim yang PTR-nya generik atau tidak ada, dan ini hanya bisa diatur oleh penyedia IP-nya.
IP masuk blacklist Spamhaus dan cara keluarnya
Kalau ip masuk blacklist spamhaus atau daftar serupa, email Anda akan ditolak banyak penerima sekaligus. Ini biasanya akibat, bukan sebab — ada sesuatu di server Anda yang mengirim spam.
Urutan penanganannya penting. Cari sumbernya lebih dulu: periksa antrean email untuk pesan yang tidak Anda kenali, cari akun yang kata sandinya bocor, dan periksa apakah ada formulir kontak atau situs yang disalahgunakan untuk mengirim. Mengajukan penghapusan sebelum sumbernya berhenti hanya akan berujung masuk daftar lagi — dan pengajuan berulang membuatnya lebih sulit.
Setelah bersih, ajukan penghapusan lewat formulir masing-masing daftar. Spamhaus umumnya cepat bila alasannya sudah teratasi. Yang lambat pulih adalah reputasi di penyedia besar, dan itu butuh minggu pengiriman yang bersih.
Reputasi IP pengirim dan pola yang membangunnya
Reputasi IP pengirim terbentuk dari perilaku, dan penerima besar mengingatnya cukup lama. Beberapa hal yang membangunnya dan merusaknya:
- Volume yang naik mendadak dari IP baru terlihat seperti spam — naikkan bertahap selama beberapa minggu.
- Mengirim ke alamat yang tidak ada akan menghasilkan pantulan; pantulan yang banyak merusak reputasi dengan cepat.
- Penerima yang menandai pesan sebagai spam adalah sinyal terkuat yang merugikan — pastikan daftar penerima Anda memang mendaftar.
- Mencampur email transaksional dengan pemasaran dari IP yang sama membuat masalah di satu jenis menyeret yang lain.
- IP yang tidak pernah dipakai lalu tiba-tiba mengirim ribuan pesan hampir pasti tersaring.
Urutan perbaikan yang kami pakai
Kalau harus memilih urutan, ini yang memberi hasil paling cepat. Pertama, pastikan SPF benar dan hanya ada satu. Kedua, aktifkan DKIM — ini langkah dengan dampak terbesar bila belum ada. Ketiga, pasang DMARC dengan `p=none` dan mulai membaca laporannya.
Keempat, periksa PTR dan minta penyedia menyesuaikannya bila perlu. Kelima, bersihkan daftar penerima dari alamat yang memantul. Keenam, pisahkan pengiriman transaksional dari pemasaran.
Kalau setelah semua itu masih bermasalah, kemungkinan besar persoalannya reputasi IP yang butuh waktu, atau memang lebih tepat memakai layanan pengiriman khusus yang reputasinya sudah terbangun. Untuk perusahaan yang volumenya besar, itu sering keputusan yang lebih ekonomis daripada merawat reputasi sendiri.
Memantau supaya tahu sebelum pelanggan memberi tahu
Masalah ini punya sifat yang membuatnya berlarut: tidak ada gejala di sisi Anda. Beberapa cara memantaunya tanpa biaya.
Google Postmaster Tools menunjukkan reputasi domain dan IP Anda di mata Gmail, beserta persentase pesan yang ditandai spam oleh penerima. Ini data yang paling dekat dengan kenyataan, dan gratis. Microsoft punya program serupa untuk Outlook.
Laporan DMARC yang masuk setiap hari menunjukkan siapa saja yang mengirim atas nama domain Anda — termasuk pihak yang tidak Anda ketahui. Untuk membacanya tanpa menguraikan XML manual, ada layanan gratis yang meringkasnya.
Selain itu, satu kebiasaan sederhana: kirim pesan uji ke beberapa penyedia besar setiap kali ada perubahan pada server email atau DNS. Perubahan yang merusak otentikasi biasanya terlihat pada pengujian pertama, dan memperbaikinya di hari yang sama jauh lebih mudah daripada setelah reputasi turun.
Satu kesalahan yang cukup sering: memakai domain utama perusahaan untuk pengiriman massal. Kalau kampanye pemasaran menimbulkan banyak laporan spam, reputasi domain itu turun — dan email operasional seperti faktur dan pemberitahuan ikut terdampak. Memakai subdomain terpisah untuk pemasaran memisahkan risikonya.